Mettez au cœur de votre stratégie décisionnelle l’adoption et la valorisation de vos investissements BI.
Il convient d’analyser l’utilisation des outils qui sont implémentés lors des projets IT. Ces fonctionnalités de monitoring doivent devenir l’un des livrables pour chaque nouvelle application. Cette adoption est nécessaire, car dans le cadre de la BI, le taux d’utilisation est une manière factuelle de juger du succès des projets d’implémentations. BI est par nature différent de ECC; la business intelligence permet d’analyser, suivre, prévoir alors que les ERP permettent d’exécuter. Les utilisateurs d’ERP n’ont pas d’autre option que d’utiliser ses fonctionnalités, car c’est l’outil qui permet d’effectuer les transactions qui sont au cœur de la vie de l’entreprise. En revanche, les états BI, en fonction d’un certain nombre de raisons que nous allons voir par la suite, peuvent ne pas être utilisés.
Pourquoi vos reporting BI ne sont pas utilisés autant que vous le souhaitez?
Il existe de multiples raisons qui peuvent expliquer une sous-utilisation de vos reporting BI. Dans l’ordre de probabilité nous pouvons citer :
- La formation des utilisateurs business, c’est le cas particulièrement dans les entreprises qui ont une faible culture décisionnelle
- La défiance dans les outils de reporting et les data
- Une faible gouvernance IT qui permet des alternatives locales
- Un manque d’encadrement des équipes métier de manière centralisé
Comment monitorer l’utilisation des outils BI :
- Utiliser le contenu standard SAP qui vous permet de suivre l’utilisation de vos reports BI par utilisateur / jour / report.
- Monitorer le nombre de navigations. Cela donne une idée de l’activité et du nombre d’utilisateur unique mensuel, ce qui permet d’analyser le développement de la base d’utilisateur. Grâce à l’historisation, une comparaison mois par mois ainsi qu’une comparaison à l’année précédente permettent une analyse complète.
- Créer une représentation visuelle des chiffres obtenus ci-dessus. Vous pouvez l’enrichir avec des axes d’analyses comme l’emplacement géographique des utilisateurs, ou les catégorisations fonctionnelles des reports par exemple. Ces chiffres doivent être partagés avec le management afin d’être transparent sur les progrès effectués.
Ci-dessous : un exemple de dashboard
.
Considérations liés aux déploiements d’outils décisionnels lors des “Roll-out” de “Core Model”.
Lorsque les outils BI sont conçus via un “Core Model”, afin d’être déployé en vague successives sur les sites, en marge des déploiements de l’ERP, certains problèmes sont fréquents. Les architectures BI peuvent ne pas nécessiter de paramétrage lors des “Roll-Out”. Cela a souvent pour effet de négliger la phase projet à des fins de réduction de coûts ou de disponibilité de ressources. Or les phases projet et plus particulièrement celle des UATs, permettent non seulement de valider les données. Elles offrent aussi la possibilité aux Key User de s’approprier les outils BI et de leur faire confiance par la suite.
Quelques actions et conseils afin d’améliorer l’adoption de vos investissements BI
Lorsque les outils de monitoring sont en place, il est temps d’établir un plan d’action afin de maximiser l’utilisation de vos investissements BI :
- Etablir et animer une communauté de Key User BI
- Former les keys user et les end-users
- Soigner la disponibilité des données
- Maintenir de bonnes performances pour les reports
- Adopter une communication transparente sur la maintenance en condition opérationnelle
- Corriger les incidents de manière réactive
La confiance envers un système IT se construit au fil du temps. C’est pour cela que vos actions doivent s’inscrire dans la durée. Les habitudes de vos end-users ne se changent pas du jour au lendemain.
Jérôme Blanc
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